Toimiva ratkaisu yhdistyksen työaikakirjanpitoon

Turun Kaupunkilähetys ry on sosiaali-alan järjestö, jossa tehdään työtä tukea tarvitsevien nuorten aikuisten ja 60+ -vuotiaiden parissa. Nuorten tukitoiminta koostuu tuetun asumisen toiminnasta sekä työttömyyden ja syrjäytymisen ehkäisemisestä. Yli 60-vuotiaille, yksinäisyydestä ja elämänmuutoksista kärsiville kotona asuville eläkeikäisille tarjotaan ammatillisesti ohjattua keskusteluapua pienryhmissä, sekä yksilöllistä tukea vaikeissa elämänmuutostilanteissa.

– Järjestömme on Turun vanhin sosiaalialan järjestö ja perustettu jo 1880. Toimintamme pääasiallinen rahoittaja on Raha-automaattiyhdistys. Lisäksi omistamme Turun Iso-Heikkilässä sijaitsevan 105-paikkaisen Palvelutalo Iso-Heikin, toiminnanjohtaja Katja Suominen kertoo.

Yhdistys työllistää yhdeksän palkattua työntekijää. Lisäksi, yli sata vapaaehtoistyöntekijää toimii järjestön hyväksi. Suominen aloitti tehtävässään Turun Kaupunkilähetyksen toiminnanjohtajana vuoden 2013 alussa.
– Järjestömme työaikakirjanpito oli aiemmin tehty excel-taulukoiden avulla. Tämä oli hankalaa ja työntekijöiden vaihtelevat työajat ja kertyvien ylituntien ja muiden lisien laskeminen oli työlästä. Työntekijöiden toteutuneiden tuntien kirjaaminen oli lisäksi hankalaa ja aikaa vievää, hän muistelee.

Pohtiessaan ratkaisua työaikakirjanpidon helpottamiseksi, Suominen päätyi tutustumaan TuntiVelhoon saamansa suosittelun perusteella.
– Selainpohjaisuus oli tärkeää, sekä ohjelman vaivaton käyttöönotto ja helppokäyttöisyys. Sain käyttööni demotunnukset ja testauksen jälkeen vakuutuin järjestelmän mahdollisuuksista ja siitä, että ohjelma vastaa tarpeisiimme.

Joustavia työaikoja

Turun Kaupunkilähetyksessä TuntiVelhoa on käytetty vuodesta 2013 lähtien. Toiminnanjohtaja kertoo, että työntekijät toteuttavat työaikaa työehtosopimuksen ja yhteisten pelisääntöjen pohjalta. Koska järjestötyössä työtä tehdään vaihtelevalla rytmillä, työtunnitkaan eivät toistu päivittäin samanlaisina.
– Työntekijöiden työajat ovat joustavat ja työpäivän aikana on mahdollista poistua työpaikalta esimerkiksi lapsen neuvolaan ja palata takaisin työhön. Tämä poissaolo on työntekijän omaa aikaa ja TuntiVelhon avulla on helposti kirjattavissa samalle päivälle työtunneiksi esimerkiksi 8:00-12:00 ja 14:00-16:00, Suominen kuvailee.

Vaivatonta seurantaa myös kustannuspaikoittain

TuntiVelhon avulla voidaan seurata toteutuneita työtunteja sekä henkilötasolla, että ryhmä-, kustannuspaikka-, projekti- tai yrityskohtaisesti.
– Ensisijaisesti seuraamme kertyneitä tunteja työntekijäkohtaisesti. Työntekijämme saattavat työskennellä useammalla kustannuspaikalla, joten näiden erotteleminen on tarvittaessa helppoa, Suominen kuvailee.

Suominen kokee yhdistyksen työajanseurannan parantuneen TuntiVelhon käyttöönoton myötä.
– Laki velvoittaa työnantajaa pitämään työaikakirjanpitoa. TuntiVelhon avulla olemme helpottaneet tätä prosessia, hän iloitsee.
– TuntiVelhossa ehdottomasti parasta on ohjelman helppokäyttöisyys ja selainpohjaisuus. Yhtä tärkeää on se, että tiedän työaikakirjanpidon olevan ajantasainen ja tallessa. Tarvittava tieto on tulostettavissa ja esitettävissä helposti.

Tuntien tasaaminen tärkeää työssä jaksamisen kannalta

Hän kehuu yhdistyksen työntekijöitä ja antaa tunnustusta heidän erityisestä sitoutumisesta tehtäviinsä.
– Turun Kaupunkilähetys ry:llä on ollut hyvä tilanne, sillä olemme saaneet työntekijöiksemme asialleen omistautuneita henkilöitä ja siksi välillä työpäivät venyvät turhan pitkiksi. TuntiVelho on ollut hyvä järjestelmä näyttämään pitkällä ajanjaksolla konkreettisesti kertyneet tunnit ja johdatellut työntekijöitä tasoittamaan tunteja pelisääntöjemme mukaisesti. Tämä on työssä jaksamisen kannalta tärkeä kysymys, Suominen sanoo.

Suominen suosittelee TuntiVelhoa mielellään muillekin.
– Olemme suositelleet TuntiVelhoa monille sosiaali- ja terveysalan järjestöille. Järjestelmä on sekä työntekijän että työnantajan etu. Näen, että toimiva järjestelmä tuo työajanseurantaan vakuuttavuutta ja selkeyttä, hän kiteyttää mielipiteensä.